Assistant(e) de gestion

Secteurs d'activité : Éducation populaire et animation - Habitat et logement accompagné - Sport - Tourisme social
Domaines d'activité : Administration - Coordination

Un(e) assistant(e) de gestion, c’est quoi ?

L’assistant de gestion joue un rôle crucial au sein des petites et moyennes entreprises en soutenant directement l’équipe dirigeante. Sa grande polyvalence lui permet de gérer une gamme étendue de tâches, faisant de lui un professionnel capable de s’adapter à tout type de structures. Sa position lui permet d’assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes, facilitant ainsi la gestion globale de son établissement.

Ce professionnel se distingue par sa capacité à s’adapter rapidement à diverses situations et à jongler entre de multiples responsabilités. Doté d’une formation pluridisciplinaire, il peut endosser les rôles de comptable, commercial, secrétaire, et bien plus. Son quotidien est marqué par une variété de tâches qui nécessitent une excellente organisation et une capacité de passer d’une activité à l’autre avec aisance.

Enfin, l’assistant de gestion contribue activement à l’amélioration des processus internes à l’entreprise. Il évalue l’organisation en place, propose des plans d’action pour optimiser les opérations et s’engage dans des démarches de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). Son rôle est essentiel pour garantir une gestion efficace et responsable, visant à soutenir la croissance et le développement durable de sa structure.

Ses missions

Réaliser des travaux comptables et fiscaux, assurant la conformité avec les normes en vigueur.
Contribuer à l’élaboration du diagnostic financier de l’entreprise pour évaluer sa santé économique.
Gérer l’administration quotidienne, incluant le classement et l’archivage des documents.
Participer à la création et au suivi des budgets, aidant à la planification financière.
Élaborer des outils d’aide à la décision opérationnelle pour la direction, facilitant les stratégies d’entreprise.
Suivre et gérer le personnel, incluant les déclarations d’embauche et la préparation des bulletins de paie.
Optimiser les processus de gestion interne pour améliorer l’efficacité opérationnelle.
Mettre en place des processus d’amélioration continue et démarche RSE pour un fonctionnement durable de l’entreprise.
Développer la digitalisation des processus comptables pour une gestion plus efficiente.
Gérer la relation avec les clients et les fournisseurs, incluant la négociation des contrats.
Organiser et suivre les réunions, les déplacements, et les événements internes.
Analyser et gérer la trésorerie pour assurer une bonne santé financière.
Assister dans la gestion des projets spéciaux et le support à la prise de décision stratégique.
Veiller sur les réglementations et s’adapter aux évolutions législatives affectant l’entreprise.
Contribuer à la gestion commerciale, incluant le suivi des commandes et la prospection.
Coordonner la communication interne pour assurer une diffusion efficace des informations au sein de la structure.
Assurer la mise en œuvre et le suivi des politiques de ressources humaines, notamment en ce qui concerne le recrutement, la formation et le développement des compétences.

Les qualités et compétences de l’assistant(e) de gestion

Fonctionnelles

La maîtrise des principes comptables et fiscaux : Cette compétence est fondamentale pour l’assistant de gestion, lui permettant de réaliser et de superviser toutes les opérations comptables et fiscales de l’entreprise. Cela inclut la préparation des déclarations fiscales, la gestion des factures, des paies, et la tenue des livres comptables, le tout dans le respect des législations en vigueur.

La gestion de projet : La gestion de projet implique la planification des activités, l’allocation des ressources, le suivi de l’avancement et la coordination des équipes. Cette compétence requiert une bonne capacité d’organisation, une vision stratégique et une aptitude à résoudre les problèmes pour garantir le succès des projets dans les délais et budgets impartis.

La connaissance du droit du travail et des réglementations : Une compréhension approfondie du droit du travail et des normes réglementaires est indispensable. Cela concerne notamment la gestion des contrats de travail, la conformité aux normes de santé et sécurité au travail, et la gestion des relations avec les institutions sociales et fiscales.

L’organisation et la rigueur : Ces qualités sont transversales à toutes les tâches de l’assistant de gestion. Elles se traduisent par la capacité à prioriser les tâches, à maintenir des systèmes de classement efficaces et à respecter les délais. Une organisation méthodique et une grande attention aux détails sont nécessaires pour gérer avec succès la complexité et la diversité des activités comptables, administratives et financières de son établissement.

L’écoresponsabilité : Dans un contexte où les enjeux environnementaux deviennent prépondérants, l’assistant de gestion se doit d’intégrer une dimension écoresponsable dans ses pratiques quotidiennes et la tenue des différents projets. Cela passe par la sensibilisation et l’application de principe de développement durable en lien avec la mise en place globale d’une politique RSE forte au sein de sa structure.

Relationnelles

La communication : Dans son travail au quotidien, l’assistant de gestion doit être en mesure de communiquer clairement et de manière convaincante notamment avec l’expert-comptable, les banques, et les services des achats. Cela implique de savoir rédiger des courriels et des rapports clairs, ainsi que de pouvoir s’exprimer oralement lors de réunions ou de présentations.

Le travail en équipe : Travailler en collaboration avec d’autres départements et collègues pour atteindre des objectifs communs est fondamental. Cela signifie être disposé à offrir son aide, partager ses connaissances et ses ressources, ainsi que de recevoir les différents retours pour améliorer le travail d’équipe et la productivité globale de l’établissement.

Le sens de l’écoute : Écouter activement les préoccupations et les suggestions des autres permet de comprendre les différents points de vue et d’apporter des réponses appropriées afin de créer un environnement de travail respectueux et inclusif, où chacun trouve sa place et se sent valorisé.

Numériques

La maîtrise des logiciels essentiels : L’assistant de gestion se doit de maitriser les suites bureautiques (comme Microsoft office), les logiciels de comptabilité, de gestion de la relation client ou du personnel pour réaliser efficacement les tâches administratives et comptables ou générer des rapports et des analyses.

La digitalisation des processus : La capacité à identifier et à mettre en œuvre des solutions technologiques pour automatiser et optimiser les processus de gestion interne, en intégrant de nouveaux outils numériques, permet à l’assistant de gestion d’améliorer la productivité de sa structure et de facilité la transmission d’informations.

La sécurité et la confidentialité numériques : Avec l’augmentation des risques liés à la sécurité des données, l’assistant de gestion doit être conscient des meilleures pratiques en matière de sécurité numérique afin de les appliquer et de les transmettre. Cela comprend la protection des informations sensibles de l’entreprise contre les accès non autorisés, les pertes de données, et les cyberattaques.

Environnement de travail

Secteurs d’emplois

Secteur de l’éducation populaire, de l’animation et des loisirs.
Secteur du sport.
Secteur du tourisme.
Secteur de la santé.
Secteur privé, de l’industrie, des technologies, du commerce et des services.
Secteur public et administration.
Secteur associatif et ONG.
Secteur de la construction, de la rénovation et de la réhabilitation.
Secteur de l’éduction.

Etablissements employeurs

Les entreprises du privé (PME, moyennes entreprises, start-ups, etc.).
Les collectivités territoriales (mairies, conseils régionaux ou départementaux, etc.).
Les hôpitaux et autres établissements de santé.
Les établissements d’enseignement public.
Les associations, fondations et organisations non gouvernementales.
Les établissements de tourisme.
Les établissements issus du secteur du commerce.
Les entreprises de construction.

Types de contrats

Contrat à Durée Indéterminée (CDI) : Ce type de contrat offre une position stable et permanente au sein d’une entreprise pérenne.
Contrat à Durée Déterminée (CDD) : Principalement proposé pour des besoins spécifiques et temporaires, comme le remplacement d’un employé absent ou un surcroît d’activité.
Contrat de mission ou freelance : Similaire au CDD en termes de flexibilité et de durée, ce type de contrat est souvent géré par des agences d’intérim. Il est utile pour les entreprises ayant besoin de personnel supplémentaire à court terme.